5 טעויות נפוצות בהגשת מכרז 

140 עמודים עמוסים בבירוקרטיה, מושגים עלומים וניסוח משפטי יבש ודקדקני.

אז איך ניגשים לזה ומה הופך את הזוכים לזוכים ומה הטעויות שעשו המפסידים וגם אלו שלא עברו את תנאי הסף והכי גרוע – אלו שבכלל לא ניגשו...

1. אל תגיד אין לי סיכוי ולא לנסות בכלל. לא להתייאש עוד לפני שהתחלנו. בשביל אדם ממוצע ואפילו מעל הממוצע מכרז הוא סינית מדוברת שאתה מתעייף רק מלקרוא את הכותרת שלו. אז המסקנה השגויה המתבקשת של רוב העסקים והארגונים היא פשוט לא לגשת. וזו טעות. בכל שבוע מפרסמים משרדי הממשלה עשרות מכרזים - החל מרכישת נייר דפוס ועד הפעלה של תכניות חינוכיות לאומיות. בתוך המנעד הרחב הזה בטוח יש משהו שגם אתה יכול למכור! עקוב אחרי פרסום מכרזים, אתר מכרז רלוונטי להיצע שלך והיעזר במומחה שיוביל אותך בנבכי המכרז ויהפוך את הסינית ליותר נגישה.

2. הפרד בין עיקר לטפל - אחרי שהחלטת ללכת על זה שים לב מה העמודים שהם ליבת המכרז הספציפי הזה ומה מתוך 140 העמודים הם הנחיות, תיאורים, טיוטות הסכמים ודוגמא למסמכים שנדרשים למכרז שעל פי רוב חוזרים על עצמם בכל מכרז כי צריך. ברוב המכרזים היחס עומד על כ- 70% מלל כללי לעומת לכל היותר 30% חומר רלוונטי וייחודי למכרז הנוכחי. אחרי שהבחנת בין עיקר לטפל והבנת מה העמודים המהווים ליבת המכרז התמונה מתבהרת. עכשיו ניתן להתמקד בעיקר ולהבין מה נדרש מהספק, מהם תנאי הסף ומה הנתונים שיעניקו למציע ניקוד גבוה או נמוך.

3. קרא בדיוק מה שכתוב ואל תקרא מה שלא כתוב. ההנחיות במכרז, תנאי הסף, הדרישות לחישוב הניקוד ושאר הנכתב במכרז הם מדויקים. אל תגרע ואל תוסיף. על ניסוח מכרז כזה ישבו עשרות שעות טובי המשפטנים במשרד הרלוונטי. הם טחנו אותו עד דק ושקלו כל מילה בשקל הקודש, כמעט. אם נכתבה דרישה מסוימת בתנאי הסף היא לא נפלטה במקרה – התכוונו אליה ברצינות. אם אתה עומד בה מה טוב, אם אתה רחוק ממנה יתכן וזה לא המכרז שלך. אם אתה בתחום האפור ואתה מתלבט תעביר שאלה למשרד. אם נקבע תאריך מסויים לשאלות על המכרז או להגשת המסמכים – התכוונו אליו. וכן גם לשעת סיום ההגשה גם אם זה ב12 בלילה. אם תאחר אפילו בחצי שעה תיבת המכרזים כבר לא תהיה שם. בטח אם תבוא אחרי יומיים. לעומת זאת אם יש דרישה מסוימת שלא נכתבה גם זה לא במקרה. אל תחמיר במה שלא צריך להחמיר בטח אם אין על החומרה ניקוד עודף בשלב מדידת איכות ההצעה.

4. צבור ניקוד מקסימלי בשלב איכות ההצעה - שיטת הניקוד במכרז ודירוג הזוכים היא מתמטית ומתבססת על ערכים מסוימים שנקבעו מראש. כל ערך נבדק ומקבל ציון, וכך מדורגים הזוכים ע"פ הניקוד שהתקבל. ברוב המכרזים מפורטים הערכים במלואם וגם אחוז הציון היחסי בעבורם. בכדי לזכות עליך להשיג את מירב הניקוד. עשה מאמץ לצבור את מירב הניקוד גם אם זה אומר לגייס כוח אדם ייעודי או למצוא אישורים מיוחדים על ניסיון או ביצועי עבר. קח בחשבון שהמתחרים שלך ינסו גם הם לצבור את מירב הניקוד ולגבור עליך במירוץ.

5. השקע זמן וחשיבה בהצעת המחיר. – הצעת המחיר היא פקטור משמעותי בניקוד המכרז שנע בין 40%-70% מציון המכרז. נכון, אתה מעונין לזכות במכרז אבל לא בכל מחיר. לעיתים יש נטייה לתת מחיר נמוך ו"לשבור את השוק" או להיפך לתת הצעה גבוהה ו"לעשות קופה". בשיטה הראשונה המציע יכול לזכות במכרז אבל להפסיד הרבה כסף, ולחילופין בשיטה השניה פשוט להפסיד את המכרז. לכן הצעת המחיר צריכה להיות מדודה ומדיוקת, כזו שלוקחת בחשבון את כל ההוצאות שידרשו בכדי לספק את הסחורה וגם להשאיר משהו כתקורה בחשבון המציע. עדיף להגיש הצעה שאאתה יכול לחיות איתה במידה ותזכה במכרז מאשר לתת הצעה שבמידה ותזכה אין לך מושג איך תעמוד בביצוע שלה.